Privacyverklaring LyncBox
Versie 3 oktober 2026. Deze verklaring gaat over LyncBox op het web, iPhone, iPad en Mac.
Dienst en verantwoordelijkheid
LyncBox is een dienst van FocusLync B.V. voor administratieve documenten. Voor toegang, beveiliging en dienstverlening is FocusLync verantwoordelijk. Bij een klantadministratie bepaalt de klantorganisatie het administratieve doel; verwerking vindt plaats volgens de dienstverlening en afspraken met die organisatie. Uw approl verandert deze juridische rolverdeling niet.
Privacycontact: privacy@focuslync.nl. U kunt ook info@focuslync.nl gebruiken. Een accountverwijderingsverzoek start u rechtstreeks in de app via Account en privacy; daarvoor hoeft u geen e-mail te sturen.
Gegevens en doelen
We verwerken gebruikersnaam, contactgegevens, organisatie, lidmaatschap en rechten om u de afgesproken toegang te geven. Beveiligingsgegevens omvatten wachtwoordhashes, ingestelde authenticatiefactoren, loginpogingen en beperkte actie- en foutregistraties. Wachtwoorden, MFA-codes en sessiegeheimen horen niet in logboeken.
Door u aangeleverde documenten, foto's, herkende tekst, gecontroleerde velden, bedragen, bankgegevens en dossierberichten worden verwerkt voor uw administratie. Deze documenten kunnen gegevens van anderen bevatten. Lever alleen noodzakelijke gegevens aan waarvoor u bevoegd bent. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens vraagt een afzonderlijke beoordeling.
Functionele gebruiks- en diagnosegegevens ondersteunen beveiliging, foutoplossing en analyse van het gebruik van de dienst. Herkenning en suggesties ondersteunen menselijke beoordeling; zij nemen geen zelfstandig boekhoudkundig of juridisch besluit.
Grondslagen
Account- en dienstgegevens zijn nodig voor uitvoering van de dienstverlening. Beveiligingsregistraties berusten op het belang om accounts en administraties te beschermen, met beperkte toegang en doelgebonden bewaring. Wettelijk noodzakelijke administratie wordt bewaard op grond van de toepasselijke verplichting. Bij klantdocumenten gelden ook de instructies en grondslag van de verantwoordelijke klantorganisatie. Een optionele apparaatmachtiging geldt uitsluitend voor de betreffende functie.
Apparaten en ontvangers
De iPhone- en iPad-app gebruiken de documentcamera wanneer u zelf een scan start. U kunt toegang weigeren of later intrekken. Voor documentscans is geen microfoon nodig. Tijdelijke native scans en previews worden na afronden, sluiten of afbreken opgeruimd; achtergebleven tijdelijke downloads worden bij een volgende appstart opgeruimd. Kopieën die u zelf bewaart of deelt, blijven op uw gekozen bestemming staan.
De webweergave kan documenten en voorkeuren lokaal bewaren voor de gekozen workflow. De server bewaart documenten buiten de openbare webmap en controleert toegang op account, rol en organisatie. Alleen bevoegde medewerkers en ingeschakelde dienstverleners krijgen toegang voor het betreffende doel.
Hostinger levert de hosting. De gecontroleerde primaire server staat in Frankfurt, Duitsland. De automatische herstelpunten staan in Litouwen: twee dagelijkse en twee wekelijkse, waarbij een nieuw herstelpunt het oudste van dezelfde cyclus vervangt. Dit is geen toezegging dat iedere afzonderlijke kopie exact na een vast aantal dagen is gewist; handmatige herstelkopieën worden afzonderlijk beoordeeld.
Afhankelijk van de instellingen en afspraken van uw organisatie kunnen Microsoft identitydiensten en Microsoft Graph worden gebruikt voor webaanmelding en mail, OpenAI voor AI-ondersteuning, en AFAS of Exact voor administratieve koppelingen. Een beschikbare instelling bewijst niet dat een koppeling voor uw organisatie actief is. Vraag uw organisatie naar de daadwerkelijk ingeschakelde ontvangers en voorwaarden. De eerste native appversie gebruikt wachtwoordaanmelding met ingestelde tweestapsverificatie. Zij biedt geen native SSO- of passkeyregistratie.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vereist passende wettelijke waarborgen. We claimen geen algemene EU-only verwerking, afwezigheid van AI-training of nulbewaring bij alle mogelijke koppelingen. Gebruik een koppeling alleen voor een vastgesteld doel en met passende ontvangersinformatie en afspraken.
Bewaring
Voor Nederlandse zakelijke facturen geldt doorgaans zeven jaar. Voor onroerende zaken en administratie onder OSS/IOSS kan tien jaar gelden. De toepasselijke categorie en start van de termijn worden volgens de administratie beoordeeld, niet automatisch vanaf de upload. Deze fiscale termijnen gelden niet algemeen voor accounts of technische logs.
Een account en lidmaatschap blijven bestaan zolang de toegang noodzakelijk is. Een gevalideerd verwijderingsverzoek wordt handmatig behandeld, inclusief persoonlijke content, ingeschakelde ontvangers en herstelkopieën. Wettelijk te bewaren administratie wordt alleen voor dat doel behouden met beperkte toegang. Bij afronding krijgt u de concrete bewaarexcepties en termijnen.
Voor reguliere beveiligingsregistraties hanteren we een beoordeling na 90 dagen; voor een minimale afhandelregistratie van privacyverzoeken na 24 maanden. Langere bewaring vraagt een vastgelegde noodzaak, bijvoorbeeld een incident of wettelijke verplichting. Deze zijn beleidskeuzes en geen algemene wettelijke termijnen. Na backupherstel moeten intrekkingen en verwijderverzoeken opnieuw worden toegepast voordat herstelde accounts toegang krijgen.
Uw rechten en verwijdering
U kunt inzage, correctie, export, verwijdering en waar toepasselijk beperking of bezwaar vragen. In Account en privacy kunt u voor uw eigen ingelogde account een verwijderingsverzoek starten en de status zien. Bevestig dit alleen als u verwijdering wilt. Een aanvraagstatus betekent nog niet dat gegevens zijn verwijderd.
Bewaar het privébewijs uit de app voordat uw account wordt verwijderd. Met verzoeknummer en code kunt u op de bevestigingspagina zonder login de status en uiteindelijke bevestiging lezen. De code is zes maanden geldig en komt niet in de URL. Een nieuw bewijs vervangt de vorige code. Bewaar het bewijs privé.
We beantwoorden uw verzoek binnen één kalendermaand. Wanneer de wettelijke voorwaarden een verlenging toestaan, krijgt u binnen die eerste maand de reden en nieuwe termijn. Na voltooiing ontvangt u een bevestiging met eventuele beperkte wettelijke bewaring en informatie over herstelkopieën. U hoeft voor het starten van verwijdering geen telefoon- of ondersteuningsprocedure te doorlopen.
U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zelf geëxporteerde kopieën beheert u op uw eigen bestemming.